Offre d’EMPLOI

Office Manager

Citynova est une agence de participation sociale et citoyenne basée à Bruxelles. Nous sommes spécialisés dans le design de processus participatifs et la conception d’outils ludo pédagogiques. Nous aidons les organismes à impact positif à atteindre leurs objectifs grâce à des outils de communication beaux et pratiques. L’impact, la co-création, l’organisation et l’écoute font partie de nos valeurs phares.

Tu aimes la ville, son développement, l’innovation et la transition ?

Ca peut matcher !

Pour permettre à notre structure de grandir dans de bonnes conditions, nous sommes à la recherche d’un.e office manager à mi-temps. Nous rêvons d’un super couteau suisse engagé et optimiste pour intégrer notre équipe et poursuivre notre aventure entrepreneuriale. Pas de remote pour ce poste, on te veut avec nous dans nos supers bureaux au cœur de Bruxelles.

Missions :

Gestion quotidienne

Gestion d’agenda
Planification des réunions (comprend la réservation, rangement et installation de salles)
Organisation des déplacements
Mise à jour de l’outil Notion de notre entreprise
Organisation et coordination d’évènements internes et externes

La gestion des services généraux :

Gestion des stocks et commande de fournitures
Gestion des contrats avec les prestataires,
Gestion des abonnements
Référent matériel et IT

Comptabilité

Etablissement, envoi et suivi de factures
Suivi client relatif à la compta
Paiement de factures
Suivi du Budget
Optimisation des coûts
Interface avec le cabinet comptable

Communication

Rédaction et programmation de posts pour réseaux sociaux (insta et Linkedin)

Administration du personnel

Aide au recrutement (Publication des offres d’emploi, réception et analyse de CV, suivi avec les candidats)
Etablissement de contrats (stage et travail)
Paiement des cotisations, salaires, envoi de fiches de paies
Liaison avec le secrétariat social
Proposition et gestion du plan de formation

Qualités personnelles recherchées :

Nous cherchons un vrai bras droit pour assurer le développement de notre entreprise. En plus d’être sympa, humble et un peu décalé.e, tu devras faire preuve des qualités suivantes :

Bonne organisation : pour pouvoir gérer la variété des missions confiées

Sens de la confidentialité : pour préserver les données sensibles auxquelles tu auras accès dans le cadre de tes missions

Gestion des priorités : pour mener à bien des missions de nature diverse

Aisance relationnelle et sens de la communication : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs de tous niveaux

Capacité à résoudre des problèmes complexes : pour dénouer les éventuels problèmes en toute autonomie

Engagement pour une société plus verte et plus juste : parce que notre agence est profondément engagée dans la transition.

Compétences Techniques :

Informatique :

Très bonne maîtrise de Notion
Maîtrise de la suite office nécessaire pour un usage quotidien de ces outils

Langues :

Niveau d’anglais professionnel exigé
Le néerlandais est un plus

Poste et profil recherché :

temps partiel CDD, Smart, Freelance, à discuter

Procédure de sélection :

Réception des candidatures à l’adresse : sromagni@citynova.be
Test écrit d’une heure et demie pour les profils retenus
Les derniers candidat.e.s passent un entretien avec les 2 fondatrices
Prise de fonction dès que possible